FELA ist ein mittelständischer und konzernunabhängiger Hersteller und Händler für Leiterplatten, Baugruppen und Systeme aus Süddeutschland.
Ausgangssituation und Ziel des Projektes
Die FELA GmbH verfolgte das Ziel, die Prozesse "Bestellbestätigung eines (Fernost-) Lieferanten" und "Rechnungserstellung inkl. elektronischem Versand" mittels Robotic Process Automation (RPA) zu automatisieren. Folgende Kriterien waren für die FELA GmbH entscheidend:
Faktor Zeit – schnelle Realisierungsphase
Wenig Ressourcenbindung der eigenen Mitarbeiter für das RPA-Projekt
Zuverlässige Planung und Umsetzung hinsichtlich Kosten und Qualität
Entlastung und damit verbundene Produktivitätserhöhung der eigenen Mitarbeiter
Die beiden Prozesse haben innerhalb der FELA GmbH einen hohen Stellenwert. Sie erzeugen eine hohe Arbeitslast der Mitarbeiter (ca. 18.000 Minuten bzw. 300 Stunden pro Jahr).
Eberhard Heiser, Geschäftsführer der FELA GmbH, hat das Potenzial von RPA schnell erkannt und beauftragte uns, die beiden Prozesse schnellstmöglich zu automatisieren.
Zwei Prozesse werden mit Hilfe von RPA automatisiert
1. Bestellbestätigung Fernost
Beim ersten Prozess gleicht der Roboter täglich die Daten aus der Bestellbestätigung Fernost mit den Daten aus dem System ab und speichert die Bestellbestätigung im korrekten Archivordner des jeweiligen Auftrags. Bei Abweichungen erstellt der Roboter eine entsprechende Information.
2. Rechnungserstellung
Im zweiten Prozess führt der Roboter verschiedene Tätigkeiten aus: Je nach Kombination aus Lieferart und Fracht ermittelt der Roboter den von der Entfernung abhängigen Speditionspreis aus einer Excel-Liste, berechnet den Preis pro Kartons mit den dazugehörigen Verpackungskosten oder legt die Rechnung direkt an, da "frei Haus" geliefert wird.
Hohe Arbeitslast wird durch RPA abgenommen
Beide Prozesse sind sehr zeitintensiv und erzeugen eine hohe Arbeitslast der Mitarbeiter:innen, die ihnen von nun an der Roboter abnimmt. Dadurch können die Ressourcen der Mitarbeiter:innen signifikant optimiert werden. Hochgerechnet werden ab sofort ca. 300 Stunden pro Jahr durch die beiden Roboter freigesetzt, die für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden können.
Viele weitere Prozesse sind optimierbar
Herr Heiser ist begeistert von den Robotern und möchte noch viele weitere Prozesse mithilfe von RPA optimieren. Auch die Mitarbeiterin, die zuvor jeden Tag etwa eine Stunde die Rechnungen manuell anlegen musste, ist sehr glücklich mit ihrem neuen Helfer.
Echter Mehrwert nach nur wenigen Tagen
Wir von der AVURA freuen uns sehr, dass wir innerhalb kürzester Zeit einen echten Mehrwert für FELA erbringen konnten, und sind sehr gespannt, welche weiteren Roboter schon bald das Unternehmen stärken werden.
