Die Volz Gruppe GmbH ist ein Familienunternehmen mit schwäbischen Wurzeln und produziert Zubehör für hydraulische Anlagen in höchster Qualität.
Ausgangssituation und Ziel des Projekts
In einem Webinar zum Thema Robotic Process Automation (RPA) konnte die AVURA bei Dr. Christoph Fleig, Geschäftsführer der Volz Gruppe, großes Interesse bezüglich Prozessautomation wecken.
Herr Dr. Fleig entschied sich für die RPA-Einführung im Rahmen des „Befähigungsansatzes“:
Ziel war es, mit Unterstützung der AVURA ein hausinternes RPA-Team zu befähigen, das eigene Software-Roboter entwickeln und somit die Produktivität im eigenen Unternehmen kontinuierlich erhöhen kann.
Drei Prozesse erfolgreich automatisiert
In nur einer Trainingswoche konnten die Volz-Mitarbeiter mit unserer Unterstützung drei Prozesse automatisieren:
1. Auswertung Reichweite
Hier übernimmt der Roboter die Suche nach Lagerbestandsauswertungen der aktuellen Mandanten und übergibt diese in eine Excel-Datei. Anschließend bearbeitet der Roboter die Excel-Datei nach entsprechenden Vorgaben.
2. Wareneingangszeiten Dashboard
Im dritten Prozess überträgt der Roboter täglich die Bestandsdaten aus dem ERP-/PPS-System in eine Excel-Datei und formatiert diese so, dass ermittelt werden kann, ob der Status in Ordnung ist oder das intern definierte Zeitlimit der Einlagerung überschritten wurde.
3. Übermittlung Rechnungspositionen
Im letzten Prozess extrahiert der Roboter die Vertriebsauswertungen aus dem ERP-/PPS-System in eine Excel-Datei, führt dort Berechnungen aus und versendet die fertig bearbeitete Excel-Datei per E-Mail an einen definierten Verteilerkreis.
Doch damit nicht genug: Zum Ende der Sprintwoche begann das RPA-Team bereits mit der Automatisierung von zwei weiteren Prozessen.
Entlastung der Mitarbeiter schon nach einer Woche
Mit Go-live der in der Sprintwoche entwickelten Roboter konnten die Mitarbeiter von „lästigen“ und nicht wertschöpfenden Tätigkeiten befreit werden. Die so eingesparte Zeit kann nun in wertschöpfende Tätigkeiten investiert werden. Weiterer Vorteil: Die Durchlaufzeiten der Prozesse werden verkürzt und die Fehlerhäufigkeit sinkt auf ein Minimum.
Fazit und Blick in die Zukunft
RPA bietet die Möglichkeit, bisher unüberwindbare Herausforderungen zu lösen und die Digitalisierung im Unternehmen voranzubringen. Die Volz Gruppe verfügt nun über Know-how und erste praktische Erfahrungen, um diesen Weg eigenständig weiterzuverfolgen. Gerade in der Anfangszeit taucht oftmals noch der eine oder andere Fallstrick auf oder es stellen sich spezielle programmiertechnische Fragen. Hier stehen unsere RPA-Experten natürlich weiterhin mit Rat und Tat zur Verfügung.
Wir von der AVURA bedanken uns für die gute Zusammenarbeit und wünschen der Volz Gruppe viel Erfolg bei der Entwicklung weiterer Software-Roboter.